REGULAMIN KORZYSTANIA Z INTERNETOWEGO BIURA
OBSŁUGI KLIENTA W CZELADZKICH WODOCIĄGACH SP. Z O.O.
Z SIEDZIBĄ W CZELADZI
Przed rejestracją w module iBOK należy uważnie przeczytać poniższy regulamin. Rejestrując się klient potwierdza, że zapoznał się z treścią regulaminu i wyraża zgodę na wszystkie postanowienia w nim zawarte.
§ 1
- Regulamin użytkowania modułu Internetowego Biura Obsługi Klienta (iBOK), zwany dalej „Regulaminem”, określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Czeladzkie Wodociągi Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Czeladzi, w szczególności udostępniania, zakładania i wykorzystania indywidualnego konta użytkownika zapewniającego dostęp do usług internetowych, a także zasady zabezpieczania przez Spółkę informacji dotyczących odbiorców.
- Regulamin spełnia wymogi art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U z 2020 r. poz. 344).
- Regulamin jest udostępniony na stronie internetowej Spółki, tj. https://wodociagi.czeladz.pl, w formie umożliwiającej jego pozyskiwanie, odtwarzanie i wydrukowanie, a także w siedzibie Spółki.
- Wyrażenie zgody na postanowienia Regulaminu przy uruchomieniu usługi jest równoznaczne z pełną akceptacją warunków Regulaminu i zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną ze Spółką bez konieczności sporządzenia odrębnej umowy, na zasadach określonych w Regulaminie. Przystąpienie do wykonania umowy następuje z chwilą rejestracji.
- Korzystanie z iBOK jest możliwe tylko dla klientów, którzy zaakceptowali aktualną wersję Regulaminu.
- Korzystanie z systemu iBOK jest nieodpłatne.
- Minimalnie wymagania techniczne jakie musza zostać spełnione przez system teleinformatyczny użytkownika określone są w § 2 niniejszego regulaminu.
- Spółka nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne, bądź ograniczenia techniczne oprogramowania lub sprzętu komputerowego z którego korzysta użytkownik, a które uniemożliwiają użytkownikowi korzystanie z iBOK.
- Spółka nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości dostępu do usługi wynikający z błędnej rejestracji użytkownika.
§ 2
Użyte w Regulaminie iBOK określenia oznaczają:
- Spółka, Czeladzkie Wodociągi Sp. z o. o. – Czeladzkie Wodociągi Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Czeladzi, ul. Będzińska 64, 41-250 Czeladź, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice – Wschód w Katowicach Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000291742, NIP: 6252351765, REGON: 240736063, kapitał zakładowy: 50 973 200,00 zł.
- Klient – podmiot, który zawarł z Czeladzkimi Wodociągami Sp. z o.o. umowę o świadczenie usług w zakresie dostawy wody i/lub odprowadzania ścieków.
- Użytkownik - klient zarejestrowany w iBOK posiadający swój indywidualny identyfikator/login oraz hasło.
- Identyfikator / Login - unikalny ciąg znaków jednoznacznie identyfikujących użytkownika w systemie informatycznym iBOK. Loginem w systemie jest numer Klienta (numer klienta dostępny na fakturze)
- Hasło – unikalny ciąg znanych wyłącznie użytkownikowi znaków, służący do jego autoryzacji w systemie. Ciąg znaków kombinacja min. 8 znaków (przynajmniej 1 duża litera, 1 cyfra, 1 znak specjalny).
- Konto Klienta – część systemu informatycznego udostępniana w sposób autoryzowany wyłącznie jednemu, określonemu Klientowi.
- System Informatyczny (system) – zbiór współdziałających ze sobą urządzeń, programów oraz procedur, przy pomocy których Czeladzkie Wodociągi Sp. z o.o. przyjmuje, przechowuje, przetwarza, ujawnia i chroni udostępnione przez Klientów informacje gospodarcze.
- Przeglądarka internetowa – program komputerowy umożliwiający użytkownikowi przeglądanie dokumentów w standardzie HTML, program niezbędny do korzystania z usługi iBOK
- Adres IP – unikalne, 32 bitowe oznaczenie pozwalające na lokalizację komputera w sieci.
- Pliki cookies – pliki zawierające dane, które mogą być wysłane z serwisu WWW do przeglądarki użytkownika, a następnie wysłane z powrotem przy następnych wejściach na witrynę. Użytkownik może skonfigurować przeglądarkę w taki sposób, aby przekazywała informację o otrzymaniu plików cookies, dając jednocześnie możliwość akceptacji pliku bądź jego odrzucenia.
- Skrypt javascript – program ułatwiający dostęp oraz poprawne działanie wybranych stron internetowych.
- Rejestracja – wypełnienie formularza rejestracyjnego do systemu iBOK.
- Logowanie – wejście do systemu iBOK za pomocą loginu i hasła.
- Wylogowanie – bezpieczne wyjście z systemu iBOK poprzez przycisk wyloguj.
§ 3
Wymaganie techniczne :
- Minimalne wymagania odnośnie rozdzielczości ekranu użytkownika – 1074 x 768.
- Usługa iBOK dostępna jest dla użytkowników korzystających z przeglądarek internetowych:
- Edge wersja 89.x i nowszej,
- Firefox 80.x i nowszej,
- Opera 9.x i nowszej,
- Chrome 80.x i nowszej
- W przypadku stosowania innych przeglądarek niż zalecane, Spółka nie gwarantuje poprawności pracy iBOK i nie ponosi odpowiedzialności z tego tytułu.
- Bezpośredni dostęp do iBOK możliwy jest przez stronę internetową https://ibok.wodociagi.czeladz.pl
§ 4
Uzyskanie dostępu do iBOK:
- Użytkowanie iBOK jest możliwe po wykonaniu procesu rejestracji i otrzymaniu danych dostępowych (identyfikatora/loginu i hasła) – rejestracja konta.
- W calu założenia konta należy wypełnić formularz rejestracyjny, w tym celu należy wejść na stronę: https://ibok.wodociagi.czeladz.pl, wybrać opcję rejestracja a następnie wypełnić formularz wpisując następujące dane:
- Numer Klienta (dostępny numer identyfikacyjny – kod nabywcy na fakturze VAT)
- Hasło – stworzone przez klienta hasło wg zasad podanych § 2 ust. 5 – należy podać dwukrotnie w celu weryfikacji.
- Pole Imię i Nazwisko.
- Adres poczty internetowej (e-mail).
- Numer ostatniej faktury
- Numer Klienta (analogiczny jak pkt. 1)
- Kod z obrazka (kod Captcha)
- Po wpisaniu danych do rejestracji wcisnąć przycisk „rejestruj”. O poprawnym przebiegu rejestracji na ekranie powinien pojawić się stosowny komunikat – konto utworzone poprawnie, przesłanie dane będą weryfikowane przez pracownika Spółki, konto winno zostać aktywowane w przeciągu 5 dni roboczych. Analogiczny komunikat zostanie wysłany na adres mailowy podany przy rejestracji.
- Logowanie do systemu iBOK następuje po wpisaniu w odpowiednie pola loginu który jest unikalnym numerem użytkownika w systemie – kod nabywcy oraz hasła wprowadzonego przez użytkownika w procesie rejestracji.
- Identyfikator/login i hasło przyporządkowane są tylko jednemu użytkownikowi.
- Identyfikator jest niepowtarzalny, niezmienny i przypisany Klientowi przez cały okres trwania umowy.
- Zmiana hasła przez użytkownika jest możliwa wielokrotnie, w każdym momencie trwania umowy.
- Hasło klienta jest przechowywane w postaci zaszyfrowanej, niedostępnej dla innych Klientów oraz pracowników Spółki.
- W przypadku zapomnienia hasła użytkownik winien na stronie iBOK zaznaczyć opcję „zapomniałem hasło”. W tym celu system automatycznie wygeneruje nowe hasło i prześle na wskazany w procesie rejestracji adres email (lub aktualnie podany w systemie iBOK przez użytkownika).
- W razie problemów w związku z powyższym prosimy o kontakt na adres mailowy informatyk@wodociagi.czealdz.pl
§ 5
- Prawidłowo zarejestrowanemu użytkownikowi po zalogowaniu się do modułu Internetowego Biura Obsługi Klienta (iBOK) przysługują uprawnienia do:
- wprowadzania do modułu Internetowego Biura Obsługi Klienta (iBOK) informacji o wskazaniach wodomierzy (nie dotyczy klientów posiadających wodomierze radiowe), klient ma możliwość przeglądania bieżącego sprawdzania stanu wodomierza, numeru wodomierza, jego lokalizacja, okres legalizacji, typ oraz aktualna taryfa dotycząca danego klienta,
- sprawdzania salda, faktury zapłacone, nie zapłacone,
- otrzymania informacji na temat aktualnego zadłużenia, przeglądania wcześniejszych rozliczeń,
- przeglądania danych klienta (własnych danych) typu: kod Nabywcy, Nazwa, Adres, NIP, REGON, lista posesji przyporządkowanych do id Klienta,
- przeglądania faktur, sprawdzenie bilansu oraz należności z faktur,
- dostępu do e-faktury po wcześniejszym zaakceptowaniu sposobu wysyłania faktur drogą elektroniczną. Ma możliwość aktywacji i dezaktywacji usługi. W przypadku zawarcia umowy przez współwłaścicieli możliwość aktywacji/dezaktywacji e-faktury ma tylko osoba reprezentująca,
- przeglądania umów – numer umowy, datę zawarcia, termin rozpoczęcia i zakończenia (o ile jest to umowa zawarta na czas określony) umowy,
- przeglądanie oraz możliwość pobrania dokumentów udostępnianych klientowi,
- zgłaszania reklamacji,
- aktualizacji danych teleadresowych,
- zmiany ustawień (zmiana hasła klienta, zmiana adresu email, zmiana telefonu).
- Na podstawie podanych przez użytkownika informacji dotyczących wskazań wodomierza, Czeladzkie Wodociągi Sp. z o. o. wystawi fakturę rozliczeniową z tytułu zużycia wody i/lub odprowadzania ścieków. Podane informacje na temat stanu wodomierza będą weryfikowane przez Spółkę.
- Przeglądane dane na koncie użytkownika są aktualne na dzień poprzedni.
- Zgłoszoną przez użytkownika w module iBOK reklamację, Czeladzkie Wodociągi Sp. z o.o. rozpatrzy w terminie 14 dni. Termin ten może zostać przedłużony w przypadku, gdy sprawa będzie wymagała dodatkowych wyjaśnień lub zmian funkcjonującego oprogramowania, o czym użytkownik zostanie powiadomiony bez zbędnej zwłoki.
- W celu aktualizacji danych teleadresowych należy wysłać e-maila na adres sekretariat@wodociagi.czeladz.pl lub zgłosić się osobiście do Biura Obsługi Klienta Czeladzkich Wodociągów Sp. z o.o. przy ul. Katowicka 42 w Czeladzi. Dane zostaną zaktualizowane w przeciągu 5 dni roboczych.
§ 6
Klient zobowiązuje się do korzystania z modułu iBOK zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa oraz postanowieniami niniejszego regulaminu, a w szczególności do:
- niepodejmowania działań mających na celu odczytanie haseł innych użytkowników modułu,
- nieudostępniania haseł osobom trzecim,
- nieprzenoszenia na osoby trzecie prawa do korzystania z modułu,
- wylogowania się niezwłocznie po zakończeniu korzystania z modułu,
- bieżącego kontrolowania ewentualnych zmian regulaminu,
- powiadomienia Spółki o zauważonych nieprawidłowościach w działaniu modułu
- niedostarczania treści o charakterze bezprawnym.
§ 7
- Czeladzkie Wodociągi Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za:
- sposób, w jaki użytkownik korzysta z modułu iBOK, ani za jakiekolwiek wynikłe z tego skutki,
- skutki wynikłe z wejścia w posiadanie przez osoby trzecie hasła użytkownika, niezależnie od przyczyny, która to spowodowała (np. udostępnienie hasła osobie trzeciej, złamanie hasła przez osobę trzecią),
- bezprawne działania osób trzecich polegające na ingerencji w system komputerowy użytkownika, w szczególności włamania i wirusy komputerowe,
- szybkość przesyłanych danych i problemy techniczne bądź ograniczenia techniczne oprogramowania lub sprzętu komputerowego, z którego korzysta użytkownik, a które uniemożliwiają użytkownikowi korzystanie z iBOK,
- brak możliwości dostępu do usługi wynikający z błędnej rejestracji użytkownika.
- Spółka przewiduje możliwość wstrzymania dostępności do iBOK w przypadku prowadzenia prac aktualizacyjnych i konserwacyjnych, a także awarii łącza internetowego, przy czym wszelkie planowane terminy prac ogłoszone zostaną wyprzedzająco w stosownym komunikacie, a Spółka zobowiązuje się do niezwłocznego przystępowania do usuwania zaistniałych awarii.
- Spółka może w każdej chwili, bez podania przyczyny, modyfikować widoczność danych w iBOK, a także zawieszać ich działanie lub dodawać nowe dane lub informacje dla użytkownika.
- Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za dyspozycje zrealizowane za pomocą iBOK.
§ 8
- Czeladzkie Wodociągi Sp. z o.o. gromadzi dane dotyczące korzystania i eksploatacji stron internetowych. Dane te nie są związane z konkretną tożsamością. Archiwizowane dane mogą obejmować następujące informacje o:
- stronach internetowych odwiedzonych na witrynach Czeladzkich Wodociągów Sp. z o.o.,
- rodzaju używanej przeglądarki,
- adresie IP.
- Strony internetowe Czeladzkich Wodociągów Sp. z o.o. wykorzystują pliki cookies, skrypty javascript uruchamiane po stronie klienta, inne technologie analizy danych oraz usługi personalizacji. Wyłączenie obsługi plików cookies oraz mechanizmów skryptowych javascript w przeglądarce internetowej uniemożliwia korzystanie z usług Czeladzkich Wodociągów Sp. z o.o poprzez strony internetowe.
§ 9
Strony internetowe Czeladzkich Wodociągów Sp. z o.o. mogą zawierać odnośniki do innych stron internetowych. Korzystając z tych odnośników Klient działa wyłącznie na swoją odpowiedzialność, dotyczy to w szczególności serwisów realizujących płatności.
§ 10
Czeladzkie Wodociągi Sp. z o.o. gromadzą dane statystyczne. Gromadzone dane nie będą posiadały oznaczeń identyfikujących klienta.
§ 11
- W celu właściwego zarządzania zasadami zabezpieczania informacji o klientach, Czeladzkie Wodociągi Sp. z o.o opracowały i wdrożyły politykę ochrony danych osobowych, zebraną w zbiorze procedur i instrukcji, których treść udostępniana jest do wglądu osobom upoważnionym do ich kontroli. Regulamin ochrony danych osobowych zawiera informacje dotyczące następujących procedur:
- procedury fizycznego zabezpieczenia sprzętu przechowującego dane,
- procedury zabezpieczenia przed niepowołanym dostępem do danych,
- procedury kontroli uprawnień i dostępu,
- procedury ochrony przed wirusami,
- procedury postępowania w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa systemu informatycznego, która określa sposób postępowania pracowników Biura.
§ 12
Czeladzkie Wodociągi Sp. z o.o. zastrzegają sobie prawo, a klient to prawo akceptuje, do natychmiastowego zablokowania dostępu do danych każdego użytkownika bez uprzedzenia, w wypadku naruszenia przez niego regulaminu.
§13
- Klient ma prawo do rezygnacji z użytkowania modułu iBOK w każdym czasie, w szczególności, gdy nie zaakceptuje zmian wprowadzonych do regulaminu.
- Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną ze Spółką zostaje zawarta automatycznie z każdym klientem, który zaakceptuje warunki niniejszego regulaminu. Spółka zobowiązuje się do rozpoczęcia świadczenia usługi w terminie do 5 dni roboczych od momentu prawidłowo przeprowadzonej rejestracji konta przez użytkownika.
- Rozwiązanie umowy, o której mowa w § 1 ust. 4 regulaminu, następuje przez wysłanie pisma, wiadomości e-mail bądź faxu – z chwilą dojścia przedmiotowego oświadczenia do Spółki.
- W przypadku naruszenia warunków regulaminu lub przepisów prawa przez którąkolwiek ze Stron, umowa zostaje rozwiązana w trybie natychmiastowym.
- Umowa zostaje automatycznie rozwiązana w chwili wygaśnięcia lub rozwiązania z klientem umowy o dostarczanie wody i/lub odprowadzanie ścieków.
- Rozwiązanie umowy o zaopatrzenie w wodę i/lub odprowadzanie ścieków tym samym rezygnacja z użytkowania modułu iBOK skutkuje usunięciem przez Czeladzkie Wodociągi Sp. z o.o. przetworzonych dotychczas danych osobowych użytkownika związanych ze świadczeniem usług drogą elektroniczną. Konto zostaje zdezaktywowane w ciągu 24h, w związku z tym klient zobowiązany jest do pobrania wszystkich faktur elektronicznych z serwera IBOK w tym czasie.
§ 14
- Użytkownik wyraża zgodę na wykonanie usługi polegającej na wysyłaniu i odbieraniu danych za pomocą systemów teleinformatycznych, przy czym dane te są transmitowane za pośrednictwem sieci publicznych w rozumieniu ustawy Prawo telekomunikacyjne (ustawa z dn. 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne Dz. U. z 2021 r. poz. 576).
- Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w związku ze świadczeniem przez Czeladzkie Wodociągi Sp. z o.o. usług drogą elektroniczną (ustawa z dn. 18 lipca 2003r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną Dz. U z 2020 r. poz. 344) zawarta jest w §16.
- Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.
§ 15
- Spółka dołoży wszelkich starań, aby obsługa reklamacji była dokonana z należytą starannością, szczegółowo oraz terminowo z uwzględnieniem wszelkich okoliczności sprawy
- Zgłoszenia oraz reklamacje przez użytkownika w zakresie nieprawidłowości możliwe jest za pośrednictwem poczty elektronicznej – na adres: sekretariat@wodociagi.czeladz.pl, lub pod numerem telefonu (32) 269-89-51.
- Podstawą do złożenia reklamacji jest szczegółowo opisany problem przez użytkownika.
- Rozpatrzenie reklamacji nastąpi w ciągu 14 dni od daty otrzymania zgłoszenia przez Spółkę o ile sprawa nie będzie wymagała dodatkowych wyjaśnień lub zmian funkcjonującego oprogramowania.
§16
Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.(rodo) Czeladzkie Wodociągi Sp. z o.o. informuje, iż:
- Administrator
Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu zawierania umów oraz obsługi umowy w systemie elektronicznym IBOK jest Czeladzkie Wodociągi Sp. z o. o. w Czeladzi, ul. Katowicka 42, 41-250 Czeladź. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – kontakt z nim możliwy jest pisemnie na adres siedziby lub mailowo – iodo@wodociagi.czeladz.pl.
- Cel i podstawy przetwarzania
- zawarcie i wykonanie umowy – przez cały czas trwania umowy i rozliczeń po jej zakończeniu
- wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze takich jak wystawianie i przechowywanie faktur oraz innych dokumentów księgowych, etc.
- dochodzenia roszczeń lub obrona przed roszczeniami
- obsługa umowy w systemie elektronicznym, w tym wystawienie faktur elektronicznych, wysyłanie zawiadomień o fakturze, przypomnień o terminach płatności.
- Okres przechowywania danych
- Przez cały czas trwania umowy i rozliczeń po jej zakończeniu lub
- Przez czas, w którym obowiązujące przepisy prawa nakazują Administratorowi przechowywać dane lub
- Przez czas, w jakim dane zachowują przydatność do celu, w jakim zostały zebrane. Zasadniczo jednak
- Przez czas przedawnienia wzajemnych roszczeń oraz przez czas trwania ewentualnych postępowań.
- Odbiorcy danych osobowych
Odbiorcą Państwa danych osobowych będą upoważnieni pracownicy i współpracownicy administratora, podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa oraz podwykonawcy Administratora, jeżeli sposób przetwarzania wymaga powierzenia im danych (np. dostawcy rozwiązań IT). Odbiorcą może być także organ założycielski w ramach nadzoru właścicielskiego – Gmina Czeladź.
- Prawa osób, których dane dotyczą
Mają Państwo prawo do:
- prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
- prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa)
- Informacja o wymogu podania danych
Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy. W zakresie określonym przepisami prawa podanie danych jest obowiązkiem prawnym (np. podanie danych do wystawienia faktury).
§ 17
- Czeladzkie Wodociągi Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo dokonywania jednostronnie zmian w niniejszym regulaminie. Zmiany te będą udostępniane użytkownikom na stronie internetowej Spółki oraz wysłane na adres email podany przy rejestracji konta lub aktualnie widniejący w Internetowym Biurze Obsługi Klienta (iBOK).
- Korzystanie z iBOK po wprowadzeniu zmian do regulaminu równoznaczne jest z wyrażeniem dla nich akceptacji i zrozumienia. W przypadku braku akceptacji zmienionej treści regulaminu, użytkownik jest uprawniony do rezygnacji z usługi na warunkach określonych § 13 regulaminu.
- Wszelkie spory wynikające ze świadczenia usługi poprzez moduł iBOK będą rozpatrywane w ramach jurysdykcji sądów polskich, właściwych miejscowo dla siedziby Spółki.
- Prawem właściwym jest prawo polskie.
- Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.